La première embauche d’un salarié est une étape clé dans la vie d’un indépendant. Elle implique de nouvelles responsabilités et le respect de plusieurs formalités légales : contrat de travail, déclaration préalable à l’embauche, inscription au registre du personnel, mutuelle obligatoire… Autant de démarches qui peuvent sembler complexes, mais qui sont indispensables pour sécuriser la relation de travail et éviter toute sanction.
Formalités liées à la première embauche d’un salarié
La première embauche d’un salarié ne doit pas être prise à la légère. En effet, l’entrepreneur doit accomplir plusieurs démarches obligatoires, sous peine de sanctions :
- Rédiger un contrat de travail (CDI ou CDD) avec toutes les mentions essentielles ;
- Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf dans un délai de 8 jours précédant la prise de fonction du premier salarié ;
- Inscrire le salarié au registre unique du personnel (RUP) ;
- Adhérer à une caisse de retraite complémentaire dès la première embauche ;
- Organiser une visite d’information et de prévention auprès de la médecine du travail ;
- Réaliser la première Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui transmet en une seule fois l’ensemble des informations liées aux cotisations sociales (Pôle emploi, Urssaf, Assurance maladie, complémentaire santé, …), à partir du premier bulletin de paie.
Bon à savoir : Le service « Première embauche » de l’URSSAF
L’Urssaf propose gratuitement un accompagnement personnalisé aux employeurs qui recrutent leur premier salarié. Ce service « Première embauche » facilite la réalisation de toutes les formalités (DSN, paiements…) pendant les 12 premiers mois.
N’hésitez pas à vous renseigner : Service Première embauche URSSAF
Première embauche d’un salarié : que dit la loi sur la mutuelle d’entreprise ?
En tant qu’indépendant, rien ne vous oblige à souscrire une mutuelle. Elle demeure toutefois fortement recommandée pour assurer la protection de votre santé et celle de votre famille. En revanche, la situation change dès que vous projetez d’embaucher un ou plusieurs collaborateurs. En effet, l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (loi ANI) impose de proposer une mutuelle obligatoire dès la première embauche. L’employeur doit en financer au moins 50 %. Plus qu’une obligation, cette couverture santé facilite l’accès aux soins et renforce la protection des salariés. Elle complète les remboursements de l’Assurance maladie. C’est aussi le gage d’un bon climat dans l’entreprise, d’une QVT (Qualité de Vie au Travail) améliorée et un moyen d’attirer les talents avec une politique sociale avantageuse !
Quelles garanties privilégier pour bien couvrir ses salariés ?
Pour une protection optimale de vos salariés, la mutuelle d’entreprise doit répondre non seulement aux exigences légales mais aussi aux besoins et attentes de vos collaborateurs.
Tout d’abord, le panier de soins minimal
La complémentaire santé obligatoire que vous proposerez doit couvrir au moins les soins suivants :
- La pris en charge intégrale du ticket modérateur sur les consultations, actes et prestations remboursables par l’Assurance maladie obligatoire
- L’intégralité du forfait journalier hospitalier dans le cadre d’une hospitalisation
- Le remboursement des frais dentaires à hauteur de 125 % du tarif conventionnel (orthodontie, prothèses)
- Un forfait optique de 100 à 200 euros selon le niveau de correction, par période de 2 ans (tous les ans pour les enfants et en cas d’évolution de la vue).
Des garanties étendues pour gagner en sérénité
Au-delà du panier de soins minimal, il faut dresser le profil des futurs bénéficiaires du contrat. Les besoins varient selon l’âge, la situation familiale, le nombre d’enfants ou encore les services utiles (téléconsultation 24h/24, réseau de soins, …). Une fois la mutuelle choisie, informez vos salariés par courrier ou mail, en précisant les conditions d’adhésion et les garanties proposées.
Les conventions collectives et les accords de branche imposent parfois, en plus des obligations légales, des garanties spécifiques propres au secteur concerné. Toutefois, ces contraintes ne portent pas sur le choix du contrat. Vous avez la possibilité de souscrire une mutuelle d’entreprise auprès de l’organisme de votre choix.
Vous êtes indépendant et non couvert par une mutuelle ?
C’est l’occasion de vous préoccuper de votre propre couverture santé ! Bien que non obligatoire, une couverture santé présente plusieurs avantages :
- La prise en charge de vos frais non couverts par le 100% Santé : dépassements d’honoraires, frais d’hospitalisation, actes chirurgicaux…
- Des garanties spécifiques en fonction de votre activité et de vos besoins
- Vous économisez du temps et de la charge mentale grâce aux services inclus dans votre contrat (téléconsultation médicale, démarches administratives en ligne, accès à un réseau de soins…)
Pour faire le meilleur choix, suivez le guide : Indépendants : quelles garanties santé choisir
MCCI, une offre sur mesure pour chaque profil
Mutuelle à taille humaine, nous nous engageons au quotidien depuis plus de 60 ans pour protéger la santé des entrepreneurs et de leurs collaborateurs. En parallèle de nos solutions santé, nous proposons plusieurs services qui contribuent au bien-être et à la performance au travail de vos salariés :
- Itelis, un réseau de plus de 15 000 professionnels de santé répartis en France pour vous offrir un accès aux meilleurs équipements et soins, à tarif privilégié ;
- La téléconsultation médicale, une plateforme disponible 24h/24 et 7j/7 ;
- Le second avis médical: pour certaines pathologies complexes, chaque adhérent peut demander un second diagnostic médical, établi par un expert ;
- Hospiway, un service qui offre des informations complètes sur les centres hospitaliers et apporte des conseils pour préparer son admission ;
- L’aide juridique, qui vous accompagne dans vos démarches et prend en charge les honoraires d’avocats en cas de litiges en lien avec votre santé.
Que vous prépariez la première embauche d’un salarié ou que vous gériez déjà plusieurs collaborateurs, nos conseillers MCCI vous accompagnent pour choisir la solution santé la mieux adaptée aux spécificités de votre activité. Pour bénéficier d’une proposition sur mesure, contactez-nous :
